Villkor

Allmänna avtalsvillkor

Finkontoret Sverige AB
559274-3701
Tramsta
153 93 Mörkö
hej@finkontoret.se

Uppdaterad 2021-01-31

1. Allmänt

1.1 Definitioner

Dessa allmänna avtalsvillkor gäller mellan Finkontoret Sverige AB (”Finkontoret”) och de medlemmar och kunder som köper tjänster av Finkontoret.

”Avtal” avser detta avtal. Vid var tid åligger det medlemmar att ta del av och välja gällande avtal.

”Enhet” avser en anläggning där Finkontoret bedriver arbetsplatsverksamhet.

”Medlem” avser en fysisk person som är registrerad som medlem i Finkontoret. 

”Kund” avser den juridiska eller fysiska person som ingått avtal med Finkontoret om att nyttja tjänster för arbetsplats.

”Flex-plats” avser arbetsplats med fri placering inom de gemensamma delarna av varje enhet. Tillgången till arbetsplats är begränsad och gäller i mån av plats.

”Dagpass” avser tillgång till Flex-plats under ett dygn.

”Eget skrivbord” avser arbetsplats vid utpekat skrivbord. Finkontoret äger rätt att fritt ändra möblering eller placering av medlemmens utpekade skrivbord.

”Medlemskap” avser månatligt och återkommande köp av tillgång till arbetsplats.

”Eget rum” avser ett månatligt och återkommande köp av tillgång till arbetsplatser med ensamrätt i ett utpekat rum.

1.2 Allmänt om Finkontoret

Finkontoret erbjuder flexibla arbetsplatser i lokaler placerade i orter med pendlingsavstånd till storstäderna. Kontorslokalerna innehåller kontors- och mötesplatser samt gemensamma ytor för lunch och fika, i en produktiv och trivsam miljö.

På samtliga anläggningar erbjuds tillträde till gemensamma utrymmen, tillgång till mötes- och telefonrum, fri tillgång till kaffe, te och frukt, snabb Wi-Fi och ergonomiska arbetsplatser. Medlemmar i Finkontoret erbjuds också särskilda rabatter och erbjudanden från lokala samarbetspartners.

Medlemmar som besöker Finkontoret förväntas uppträda ordningssamt och respektera och visa hänsyn till andra medlemmar som nyttjar anläggningen. 

2 Avtalstid, avgift och betalning

För Flex-plats och Dagpass gäller betalning i förskott och tillträde till lokalerna enligt den tidsperiod som medlemskapet stipulerar.

För Eget skrivbord och Eget rum gäller fakturering kvartalsvis i förskott och tillträde till lokalerna enligt överenskommet startdatum.

Avgifterna för Flex-plats, Dagpass, Eget skrivbord och Eget rum ska erläggas till Finkontoret enligt avtalat pris. Avgiften avser dels kostnad för medlemskap och vald arbetsplats, dels de funktioner, produkter och tjänster som Finkontoret tillhandahåller till alla medlemmar.

Vid fakturering och försenad betalning äger Finkontoret rätt att ta ut en påminnelseavgift om 60 kr samt en dröjsmålsränta om 8% per månad. Finkontoret har vidare rätt att ta ut ersättning för skriftlig betalningspåminnelse samt eventuella kostnader för inkasso mm. Om Kunden bestrider någon del av en faktura måste Kunden senast på förfallodagen betala det belopp som inte bestrids, för att undvika dröjsmålsränta på hela beloppet. Finkontoret förbehåller sig rätten att stänga av medlems tillgång till anläggningarna till dess att det utestående beloppet erlagts. Finkontoret har rätt att säga upp avtalet med Kunden om denne försummat att uppfylla betalningsvillkoren efter tre påminnelser, utan föregående meddelande.

3 Mervärdesskatt

Kunden ska bedriva momspliktig verksamhet i Finkontorets lokaler. I vissa fall kan en kund som inte bedriver momspliktig verksamhet ingå avtal med Finkontoret, men detta medför tillkommande momskompensation. Om Finkontoret till följd av kundens agerande (eller till följd av att kundens verksamhet inte längre medför skattskyldighet för moms eller rätt till återbetalning) blir återbetalningsskyldig för moms enligt bestämmelserna i mervärdesskattelagen ska kunden fullt ut ersätta Finkontoret med det belopp Finkontoret blir skyldig att återbetala till skattemyndigheten. Kunden ska också betala ersättning för den kostnadsökning som följer av Finkontoret förlorade avdragsrätt för ingående moms på driftskostnaderna och dessutom ersätta alla andra kostnader som uppstår för Finkontoret genom kundens agerande.

4. Internet och Wi-Fi

Finkontoret tillhandahåller access till internet via ett krypterat Wi-Fi-nätverk, där nyckeln delas mellan alla medlemmar. Finkontoret kan inte hållas ansvarig för eventuella störningar eller driftstopp i uppkopplingen mot internet. 

Det är inte tillåtet att koppla in ett eget Wi-Fi-nätverk i lokalerna, på grund av risk för störning av det gemensamma nätverket. Det är heller inte tillåtet att koppla in egna servrar eller ständigt uppkopplade datorer utan överenskommelse med Finkontoret.

5. Finkontorets anläggningar

5.1 Lokalerna

Finkontorets lokaler får endast användas för kontorsändamål. Eget rum får endast användas av det antal personer som framgår av separat avtal. Det är av stor vikt att medlem tar hand om, vårdar anläggningen och de gemensamma utrymmena samt endast använder dessa för avsett ändamål.

5.2 Uppträdande

Varje medlem förväntas uppträda på ett etiskt och professionellt sätt i Finkontorets lokaler. Uppträdandet grundar sig i en ansvarsfull respekt för andra medlemmar, gäster och anläggningens utrustning och utrymmen. Om en medlem uppträder på ett sätt som inte överensstämmer med Finkontorets etiska krav, har Finkontoret rätt att omgående säga upp medlemskapet och eventuella avtal mellan Finkontoret och medlemmen/kunden. Det åligger varje medlem att följa de ordningsregler som finns på varje Finkontoret-anläggning.

5.3 Besökspolicy

Alla personer som vistas i Finkontorets lokaler och som inte är medlem eller tillhör Finkontoret, är besökare. Medlemmar får ta emot besök, för att träffas i konferens- eller mötesrum, i medlems eget rum eller för kortare träffar i de gemensamma utrymmena. Besökets syfte ska vara att medföra affärsnytta för medlemmen och kundens verksamhet. Möten av enbart social karaktär bör hållas till ett minimum. Medlem måste vara fysiskt närvarande under hela mötet och det är inte tillåtet för besökare att använda Finkontorets lokaler som sin egen arbetsplats. En besökare som väljer att stanna kvar och fortsätta arbeta i Finkontorets lokaler efter ett möte, förväntas registrera sig som medlem och betala för ett dagpass.

Kunden/medlemmen ansvarar fullt ut för sina besökare.

5.4 Sopor och emballage

Normal kontorsförbrukning av avfall ingår i avgiften. Medlem förbinder sig att alltid följa anvisningar för avfall och sophantering på anläggningen.

5.5 Mötesrum, pentry

Som medlem i Finkontoret har du rätt att utnyttja mötesrum för spontana möten eller telefonsamtal under tider de inte är bokade. Du som prenumererar på månadsmedlemskap (Flex-plats, Eget skrivbord eller Eget rum) har rätt att boka mötesrum i förväg. Du som endast använder Dagpass har möjlighet att boka mötesrummen samma dag som du är på plats. Bokningar av mötesrum görs genom vid varje tillfälle tillgängligt bokningssystem (digitalt eller via fysisk tavla). Medlem har även rätt att nyttja pentry och balkong och förväntas hålla rent efter sig. Egen mat och matlådor får endast förvaras i kylskåp i begränsad utsträckning och kommer att slängas om de står kvar i mer än en vecka. Se ordningsreglerna för ytterligare detaljer.

5.6 Förbrukningsmaterial

I medlemsavgiften ingår normalförbrukning av kaffe, te och frukt, samt förbrukningsmaterial för kontor (papper, skrivarbläck) och toalett.

5.7 Städning

Finkontoret ansvarar för städning av alla utrymmen inom anläggningen. För Eget rum godkänner kund att Finkontoret, eller av Finkontoret anlitad städfirma, får tillgång till rummet för att utföra städning.

Medlem förväntas hålla rent omkring sig och slänga eget skräp i utsatta behållare, samt torka av ytor som blivit smutsiga av kaffespill eller liknande.

5.8 Underhåll, skötsel och tillsyn

Finkontoret ansvarar för underhåll av anläggningen tillsammans med lokalens hyresvärd. Medlemmar ansvarar tillsammans för tillsyn av de allmänna ytorna på anläggningen, som exempelvis att släcka lyset efter att vara sist med att lämna lokalen, samt se till att dörrar och fönster är stängda. Medlem får inte utföra ombyggnads eller förändringsarbeten i lokalerna utan Finkontorets skriftliga tillstånd. 

5.9 Brandskydd

Varje medlem ansvarar för att hålla utrymningsvägar fria och att följa Finkontorets instruktioner om brandskydd.

5.10 Låsanordningar

Anläggningen är utrustad med lås- och stöldskyddsanordningar. Varje medlem erhåller en digital eller fysisk nyckel. Dessa är personliga tillhörigheter och kopplade till varje medlem. Det är inte tillåtet att låna ut eller dela med sig av nycklar, vare sig digitala eller fysiska, till anläggningen. Borttappade nycklar eller mobiltelefoner innehållande digitala nycklar måste omedelbart anmälas till Finkontoret.

5.11 Ventilation

Ventilation, kyla och värme är i drift under vardagar på kontorstid. Finkontoret ansvarar ej för tillfälligt avbrott i försörjning av vatten, avlopp, värme, ventilation eller dylikt. 

5.12 Skyltning

Medlem har inte rätt till fri skyltplats. Skyltning och annonsering inom anläggningen är inte tillåtet. Om medlem önskar sätta upp någon form av skylt eller annonsera om något, krävs godkännande från Finkontoret.

För Eget skrivbord ingår möjlighet att låta Finkontoret sätta upp en skylt med medlemmens företagsnamn på dörren.

6. Finkontorets ansvar

6.1 Generell ansvarsbegränsning

Finkontoret ansvarar inte för och ersätter inte förlust av eller skada på saker som medlem medför eller använder inom Finkontorets anläggning. Finkontoret ansvarar inte för och ersätter inte skada som kund orsakats som beror på de tjänster som erbjuds på Finkontorets anläggning. Finkontoret ansvarar inte för hinder i eller begränsning av möjligheten att nyttja anläggningen eller de tjänster som Finkontoret erbjuder, som beror på omständigheter utanför Finkontorets kontroll och som skäligen inte kunnat förutses, undvikas eller övervinnas, så som brand-, vatten- eller annan större skada på anläggningen eller byggande, strejk, lockout, naturkatastrofer eller myndighetsbeslut. Detsamma gäller vid uppsägning av Finkontorets hyresavtal för lokalen. Om Finkontoret inte tillhandahåller avtalad tjänst ska kund skriftligen påpeka detta för Finkontoret utan dröjsmål.

6.2 Ansvarsbegränsnings följdeffekter

Finkontoret har under inga omständigheter något ansvar för förlust av verksamhet, förlust av vinst, förlust av förväntade besparingar, förlust eller skada på data, tredjepartsfordringar eller eventuella följdskador om inte Finkontoret skriftligen, eller på annat sätt, medgivit ansvar för detta.

6.3 Ersättningsbegränsningar

Finkontoret ansvar är under alla omständigheter begränsat till 125% av den totala avgiften som kunden har betalat fram till den dag då skadan inträffar, dock högst 100 000 kronor.

6.4 Ansvar för skador på fastigheten

Kunden ansvarar för alla skador som uppkommer inom fastigheten samt Finkontorets anläggning, genom vårdslöshet eller försummelse av medlemmen, besökare till medlemmen, den som för medlems räkning transporterar någon vara eller som utför arbeten för kunden eller medlemmens räkning inom fastigheten. Kundens betalningsskyldighet för skador av det slag som nämns i detta stycke är begränsad till var som inte ersätts genom Finkontorets försäkring, exempelvis självrisk.

6.5 Nedsättning av avgiften

Kund äger rätt till nedsättning av avgiften i de fall tillgång till anläggningen begränsats under omfattande tid på grund av arbeten i lokalen. Nedsättningen ska ske procentuellt i förhållande till bortfallet av dagar i relation till kundens normala nyttjande av lokalerna. Det åligger Finkontoret att i god tid informera alla medlemmar om planerade åtgärder eller arbeten i lokalerna, dess art och omfattning samt när och under vilken tid arbetet planeras att utföras.

6.6 Åtgärder vid avflyttning

Vid avflyttning ska kunden återlämna samtliga nycklar, såväl digitala som fysiska, som tillhör anläggningen. Medlemmen ska på egen bekostnad ta med all egendom och installationer som tillhör kunden och/eller medlemmen. Avser avtalet Eget rum ska rummet lämnas väl avstädat och kunden/medlemmen ska, om inget annat överenskommits, återställa nyttjade utrymmen i av Finkontoret godtagbart skick. Kunden ska reparera eventuell uppkommen skada på byggnaden som Finkontoret inte skäligen bör tåla. I annat fall har Finkontoret rätt att på kundens bekostnad låta städa och återställa utrymmet i av Finkontoret godtagbart skick.

6.7 Ändring av avtalsvillkor

Finkontoret har rätt att ändra och uppdatera de allmänna avtalsvillkoren under avtalstiden. Aktuella allmänna avtalsvillkor finns alltid att tillgå på https://finkontoret.se/villkor. Det åligger kunden och medlemmen att följa vid var tid gällande villkor.

6.8 Överlåtelse och upplåtelse i andra hand

Kunden får inte överlåta avtalet till annan. Kunden får heller inte upplåta hela eller delar av avtalet i andra hand (avser Eget rum) eller på något sätt låta någon annan bedriva verksamhet i lokalen. Finkontoret äger rätt att överlåta såväl rättigheter som skyldigheter enligt avtalet till en annan juridisk person.

6.9 Personuppgifter

Det åligger kunden att tillse att följande information om personuppgifter lämnas till kontaktperson och medlemmen eller andra individer vars personuppgifter kan komma att behandlas under avtalsperioden.

Finkontoret är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som utförs av Finkontoret eller för Finkontorets räkning.

Finkontorets behandling av personuppgifter sker med stöd av rättslig grund, i huvudsak för att fullgöra avtalet eller för att det finns en rättslig förpliktelse eller ett berättigat intresse (exempelvis för att tillhandahålla information, utföra kundundersökningar eller marknadsföring, för att tillhandahålla tjänster som är relaterade till avtalet, för att tillhandahålla accesstjänster med hjälp av BankID och digitala nycklar, etc). Finkontoret sparar uppgifter om medlemmen så länge denne är registrerad som kontaktperson och utsedd till medlem av kunden enligt detta avtal. Det åligger kunden att anmäla till Finkontoret om uppgifterna ska uppdateras. Merparten av personuppgifterna raderas i samband med att avtalsförhållandet upphör. För det fall det finns kvarstående rättsliga anspråk, tex avgifter som inte betalats, sparas de uppgifter som krävs för att kunna driva anspråket. Uppgifter om betalning av avgiften sparas enligt gällande bokföringsregler. Inom ramen för avtalsförhållandet kan Finkontoret lämna ut personuppgifter till andra bolag som tillhandahåller tjänster relaterade till avtalsförhållandet. Uppgifter lämnas även ut om det följer av lag eller myndighetsbeslut. För ytterligare information om Finkontorets behandling av personuppgifter hänvisas till https://finkontoret.se/personuppgifter.

6.10 Byte, tillägg eller borttagande av medlem

Kund har möjlighet att fritt ange en ny person som medlem och som därmed ersätter en befintlig medlem. För detta krävs skriftlig anmälan till Finkontoret. Kunden har även möjlighet att lägga till ytterligare medlemmar, utöver det antal medlemskap som ingår i avtal för Eget rum. Detta görs då mot en avgift av 1300 kr per månad. Kunden kan även meddela Finkontoret om att ta bort medlemmar knutna till kunden. Kunden måste dock alltid betala för det antal medlemmar som Eget rum ger rätt till, oavsett om dessa används eller inte.